2004

Система управления предприятием МВК предназначена для систематизации маркетинговой, финансовой, статистической и аналитической информации компании МВК. Система состоит из 2-х составляющих:

	Подсистема Финансового контроля и анализа;
	Подсистема Управления отношениями с клиентами.

Цели создания и внедрения системы управления предприятием МВК

	Обеспечение "прозрачности" финансовых потоков между бизнес-подразделениями МВК;
	Систематизация статистической информации по каждой выставке, включая доходы выставок, расходы (реклама, полиграфия, агентские платежи и пр.), количество проданных мест участникам, объемы проданной рекламы на выставке;
	Создание инструмента для прогнозирования объемов продаж;
	Создание инструмента для оценки эффективности рекламных кампаний;
	Расширение клиентской базы МВК, увеличение числа продаж на 20-50%;
	Сбор статистической информации за любой период времени по клиентской базе МВК, включая как общее количество, так и в разбивке по каждому директору, выставке и бизнес-подразделению: количество потенциальный клиентов в работе, количество заключенных договоров, количество оплаченных/неоплаченных счетов и прочее;
	Сбор аналитической информации по клиентам и порядок работы с ними, включая анализ потребностей клиентов, причин отказов, определение этапов, на которых сотрудники "теряют" клиентов;
	Повышение эффективности работы сотрудников МВК;
	Повышение интенсивности работы сотрудников (одновременное ведение до 500 клиентов одним сотрудником);
	Сокращение рабочего времени сотрудников, ранее уходившего на ведение рутинных операций (ведение базы клиентов, подготовка отчетности руководству, планирование рабочего времени и прочее);
	Создание инструмента оценки эффективности работы того или иного директора выставки, сотрудника, дочерней компании, региональных представителей;
	Планирование численности персонала МВК, нагрузки на каждого сотрудника, выявление эффективных методик продаж и обучение им других сотрудников;
	Журнализация заданий, выданных сотрудникам, и запись проделанной работы каждым сотрудником за любой период времени;
	Ведение базы данных сотрудников МВК;
	Систематизация информации, каким-либо образом связанной с клиентами и финансами МВК;
	Интеграция в единый программный комплекс всех имеющихся информационных ресурсов МВК (1С, веб-сайты, базы клиентов, базы факс и e-mail рассылок);
	Создание удобного инструмента контроля, анализа, управления и прогнозирования бизнес-процессов МВК для руководства;
	Другие цели, связанные с повышением эффективности работы МВК и систематизацей финансовой, статистической, маркетинговой и аналитической информации.

Состав системы управления предприятием МВК.

Рабочее место Руководителя

	Получение отчетности Оценка доходности каждой проходящей выставки (доходы, расходы); Анализ общих финансовых потоков между подразделениями МВК; Динамика продаж по каждому виду услуг; Прогнозы продаж; Прогнозы поступления денежных средств; Отчетность по количеству клиентов в работе, выставленных/оплаченных счетов (всего, по каждому Директору/бизнес-подразделению); Контроль эффективности сбытовой политики; Оценка эффективности рекламных кампаний выставок (количество участников, количество посетителей, по какой рекламе пришли, реклама в каком издании более эффективна и проч.); Количество потенциальных/реальных клиентов в работе, количество договоров, средняя продолжительность сделки и каждого этапа внутри сделки. Как результат - планирование маркетинговой политики МВК; Оценка эффективности работы каждого бизнес подразделения по параметрам: количество клиентов в работе, доля сделок заканчивающихся успехом, другое; Контроль интенсивности работы сотрудников (количество клиентов, находящихся в работе; число и структура типов работ выполняемых сотрудником); Оценка общей эффективности работы МВК за период (сколько за месяц привлечено клиентов, выставлено счетов и т.п.); Анализ потребностей клиентов; Анализ причин отказов на каждом этапе работы с клиентом; Анализ этапов, на которых менеджеры теряют клиентов; Обзор "забытых" клиентов (просроченные сделки и этапы); Оценка персональных возможностей работы сотрудников, корректировка методов их работы, обучение других сотрудников передовым методам; Планирование персонала; Планирование нагрузки на сотрудника; Оценка эффективности использования системы каждым директором, компанией.
	Назначение, корректировка рекламного бюджета, отслеживание состояния бюджета на любой момент времени;
	Распределение клиентских баз между Директорами.

Рабочее место Директора выставки

	Ведение Карточки клиента. Состав Карточки: Общие реквизиты клиента; Контактная информация по клиенту; Информация по состоянию договоров/счетов, данные плательщика; Добавление/изменение/удаление полей карточки; Ведение статистики по клиенту; Запись результатов переговоров с клиентом; Ведение напоминаний о необходимости связаться с клиентом; Отметка этапов переговоров с каждым клиентом, начала, конца этапа, результата этапа; указание инициатора этапа, тип работы (звонок, встреча и т.п.).
	Ведение базы потенциальных и реальных клиентов: Добавление/изменение/удаление карточек; Удобный поиск по реквизитам Карточки; Выборка из Базы списка Карточек по любому набору атрибутов (на экран/ печать/ экспорт в файл); Факс и e-mail-рассылка по базе; Рассылка напоминаний о необходимости оплаты счетов;
	Ведение Журнала операций Директора: Запись проделанной работы (в том числе из записей Карточки клиента); Ведение плана работы на день/неделю, любой период; Распределение работы среди помощников, контроль выполнения заданий; Отслеживание просроченных обязательств (позвонить, встретиться); Отслеживание "забытых" клиентов; Ведение статистики по выставкам директора (включая работу помощников); Количество потенциальных клиентов, заявок, договоров, счетов, отслеживание оплаченных счетов.
	Ведение рекламного бюджета выставки: Отметка расходов на полиграфию, рассылку, не прошедшую через рекламный отдел; Получение справки о рекламе выставки из рекламного отдела.
	Ведение статистики выставки по подготовленной анкете, подготовка табличных и графических отчетов, экспорт информации для веб-сайтов МВК;
	Ведение Базы коллективных организаторов;
	Ведение Базы партнеров по проведению мероприятий в рамках выставок (фиксированная оплата услуг, % от мероприятия и т.п.);
	Ведение базы прочих расходов по выставке;
	Импорт списка рекламы выставки;
	Подготовка материалов для Планировщика, отслеживание этапов работ: Количество спланированных и построенных стендов/ не спланированных, какие именно стенды; Отчет по самостоятельной застройке, контроль договоров, оплаты.
	Экспорт материалов для каталога выставки в формате, удобном для типографии.

Рабочее место Помощника директора выставки

	Ведение Карточки клиентов (своих, директора, других помощников директора);
	Ведение Базы клиентов;
	Ведение Журнала операций Сотрудника: Запись проделанной работы (в том числе из записей Карточки клиента); Ведение плана работы на день/неделю, любой период; Ведение отчетности перед Директором выставки; Отслеживание просроченных обязательств (позвонить, встретиться); Отслеживание "забытых" клиентов.
	Экспорт материалов для каталога выставки.

Рабочее место Директора интернет-подразделения

	Ведение Базы клиентов по всем выставкам;
	Экспорт из системы данных для веб-сайтов МВК (Список участников (предварительный, окончательный), информация для итнернет-каталога выставки, список СМИ, в которых размещена реклама выставки, план выставки, статистика выставки);
	Рассылка рекламы и предложений по базе потенциальных и реальных участников выставок;
	Ведение отчетности по доходам и расходам компании, определение прибыльности компании за любой период времени;
	Ведение Журнала операций Директора.

Рабочее место Сотрудника интернет-подразделения

	Ведение Базы клиентов по всем выставкам;
	Экспорт из системы данных для веб-сайтов МВК (Список участников (предварительный, окончательный), информация для итнернет-каталога выставки, список сми, в которых размещена реклама выставки, план выставки, статистика выставки);
	Рассылка рекламы и предложений по базе потенциальных и реальных участников выставок;
	Ведение Журнала операций Сотрудника.

Рабочее место Директора подразделения по застройке выставок

	Ведение Карточек клиентов;
	Ведение Базы клиентов (участники выставок МВК, выставок других организаторов);
	Отчет по аренде плазменных панелей;
	Отчет по доходам (количество построенных площадей, количество оплаченных счетов, прогноз оплат);
	Отчет по расходам компании помесячно/ по каждой выставке, в том числе расчеты с МВК (займы, обустройство выставок, расчеты по Павильону №2, расходы на строительство стендов и покупку материалов, зарплата и прочие выплаты сотрудникам, прочие расходы компании);
	Отчет по интенсивности и эффективности работы дизайнеров (Количество разработанных дизайнов стендов, стоимость каждого стенда);
	Определение прибыльности компании за любой период времени;
	Ведение Журнала операций Директора.

Рабочее место Сотрудника подразделения по застройке выставок (менеджера по продаже)

	Ведение Карточек клиентов;
	Ведение Базы клиентов (участники выставок МВК, выставок других организаторов);
	Ведение журнала операций.

Рабочее место Планировщика подразделения по застройке выставок

Количество спланированных и построенных стендов/ не спланированных, какие именно стенды.

Рабочее место Руководителя рекламного отдела

	Ведение Карточек Клиентов (в разрезе продажи рекламы на выставках МВК и гостевых выставок);
	Ведение Базы Клиентов (в разрезе продажи рекламы на выставках МВК и гостевых выставок);
	Ведение Журнала операций Директора;
	Ведение Базы СМИ, в которых размещается реклама выставки (оплата, бартер);
	Ведение рекламного бюджета выставки (оплата рекламы в СМИ, изготовление полиграфии).

Рабочее место Сотрудника рекламного отдела

	Ведение Журнала операций Директора;
	Ведение Базы СМИ, в которых размещается реклама выставки (оплата, бартер)

Рабочее место Менеджера по продаже наружной рекламы

	Ведение Карточек Клиентов (в разрезе продажи рекламы на выставках МВК и гостевых выставок);
	Ведение Базы Клиентов (в разрезе продажи рекламы на выставках МВК и гостевых выставок);
	Ведение Журнала операций Сотрудника.

Рабочее место Сотрудника отдела маркетинга

	Ведение Карточек клиентов;
	Ведение Базы клиентов (до момента передачи директору выставки);
	Управление отношениями с агентами, ведение расчетов с агентами;
	Ведение Журнала операций;
	Ведение плана работы на день/неделю, любой период;
	Ведение отчетности перед Директором выставки;
	Отслеживание просроченных обязательств (позвонить, встретиться);
	Отслеживание "забытых" клиентов.

Рабочее место Экономиста

	Предоставление информации по выписанным счетам, оплаченным/неоплаченным Директорам выставок и Руководству;
	Автоматическая рассылка сообщений клиентам о необходимости оплатить просроченные счета.

Рабочее место Секретаря МВК

	Подготовка договоров на участие в выставке (совместно с Руководством), передача через систему директорам выставок;
	Разработка тарифной сетки для каждой выставки;
	Запись задаваемых по телефону вопросов;
	Ведение базы данных часто задаваемых вопросов, подготовка оп ним отчетов и предложений для Руководства МВК (обеспечение обратной связи, систематизация).

Рабочее место Руководителя отдела кадров:

	Ведение базы данных сотрудников МВК;
	Проверка истории сотрудничества с тем или иным сотрудником (для ранее уволившихся, временно наемных);
	Подготовка в автоматическом режиме бейджиков и прочей персональной полиграфической/информационной продукции;
	Предоставление контактной информации сотрудников Руководству.

Рабочее место Системного администратора

	Добавление/корректировка/удаление рабочих мест;
	Анализ эффективности использования системы управления предприятием;
	Сбор пожеланий от сотрудников МВК.