Студия веб-дизайна Aplex - создание и разработка веб-сайтов

О компании»
Технологии»
Готовые решения»
Портфолио»
Интранет»
Вакансии»
Контакты»

Задать вопрос

2004

Система управления предприятием Международной выставочной компании (МВК)
Главная страница сайта
 
Карточка сотрудника
 
 
Календарь выставок
 
 
Карточка клиента
 
 
Работа с выставками и событиями
 
 
Журнал операций
 
 
Прайс лист
 

Система управления предприятием МВК предназначена для систематизации маркетинговой, финансовой, статистической и аналитической информации компании МВК. Система состоит из 2-х составляющих:

·Подсистема Финансового контроля и анализа;
·Подсистема Управления отношениями с клиентами.

 

Цели создания и внедрения системы управления предприятием МВК

 

·Обеспечение "прозрачности" финансовых потоков между бизнес-подразделениями МВК;
·Систематизация статистической информации по каждой выставке, включая доходы выставок, расходы (реклама, полиграфия, агентские платежи и пр.), количество проданных мест участникам, объемы проданной рекламы на выставке;
·Создание инструмента для прогнозирования объемов продаж;
·Создание инструмента для оценки эффективности рекламных кампаний;
·Расширение клиентской базы МВК, увеличение числа продаж на 20-50%;
·Сбор статистической информации за любой период времени по клиентской базе МВК, включая как общее количество, так и в разбивке по каждому директору, выставке и бизнес-подразделению: количество потенциальный клиентов в работе, количество заключенных договоров, количество оплаченных/неоплаченных счетов и прочее;
·Сбор аналитической информации по клиентам и порядок работы с ними, включая анализ потребностей клиентов, причин отказов, определение этапов, на которых сотрудники "теряют" клиентов;
·Повышение эффективности работы сотрудников МВК;
·Повышение интенсивности работы сотрудников (одновременное ведение до 500 клиентов одним сотрудником);
·Сокращение рабочего времени сотрудников, ранее уходившего на ведение рутинных операций (ведение базы клиентов, подготовка отчетности руководству, планирование рабочего времени и прочее);
·Создание инструмента оценки эффективности работы того или иного директора выставки, сотрудника, дочерней компании, региональных представителей;
·Планирование численности персонала МВК, нагрузки на каждого сотрудника, выявление эффективных методик продаж и обучение им других сотрудников;
·Журнализация заданий, выданных сотрудникам, и запись проделанной работы каждым сотрудником за любой период времени;
·Ведение базы данных сотрудников МВК;
·Систематизация информации, каким-либо образом связанной с клиентами и финансами МВК;
·Интеграция в единый программный комплекс всех имеющихся информационных ресурсов МВК (1С, веб-сайты, базы клиентов, базы факс и e-mail рассылок);
·Создание удобного инструмента контроля, анализа, управления и прогнозирования бизнес-процессов МВК для руководства;
·Другие цели, связанные с повышением эффективности работы МВК и систематизацей финансовой, статистической, маркетинговой и аналитической информации.

 

Состав системы управления предприятием МВК.

Рабочее место Руководителя

·Получение отчетности
  • Оценка доходности каждой проходящей выставки (доходы, расходы);
  • Анализ общих финансовых потоков между подразделениями МВК;
  • Динамика продаж по каждому виду услуг;
  • Прогнозы продаж;
  • Прогнозы поступления денежных средств;
  • Отчетность по количеству клиентов в работе, выставленных/оплаченных счетов (всего, по каждому Директору/бизнес-подразделению);
  • Контроль эффективности сбытовой политики;
  • Оценка эффективности рекламных кампаний выставок (количество участников, количество посетителей, по какой рекламе пришли, реклама в каком издании более эффективна и проч.);
  • Количество потенциальных/реальных клиентов в работе, количество договоров, средняя продолжительность сделки и каждого этапа внутри сделки. Как результат - планирование маркетинговой политики МВК;
  • Оценка эффективности работы каждого бизнес подразделения по параметрам: количество клиентов в работе, доля сделок заканчивающихся успехом, другое;
  • Контроль интенсивности работы сотрудников (количество клиентов, находящихся в работе; число и структура типов работ выполняемых сотрудником);
  • Оценка общей эффективности работы МВК за период (сколько за месяц привлечено клиентов, выставлено счетов и т.п.);
  • Анализ потребностей клиентов;
  • Анализ причин отказов на каждом этапе работы с клиентом;
  • Анализ этапов, на которых менеджеры теряют клиентов;
  • Обзор "забытых" клиентов (просроченные сделки и этапы);
  • Оценка персональных возможностей работы сотрудников, корректировка методов их работы, обучение других сотрудников передовым методам;
  • Планирование персонала;
  • Планирование нагрузки на сотрудника;
  • Оценка эффективности использования системы каждым директором, компанией.
·Назначение, корректировка рекламного бюджета, отслеживание состояния бюджета на любой момент времени;
·Распределение клиентских баз между Директорами.

Рабочее место Директора выставки

·Ведение Карточки клиента. Состав Карточки:
  • Общие реквизиты клиента;
  • Контактная информация по клиенту;
  • Информация по состоянию договоров/счетов, данные плательщика;
  • Добавление/изменение/удаление полей карточки;
  • Ведение статистики по клиенту;
  • Запись результатов переговоров с клиентом;
  • Ведение напоминаний о необходимости связаться с клиентом;
  • Отметка этапов переговоров с каждым клиентом, начала, конца этапа, результата этапа; указание инициатора этапа, тип работы (звонок, встреча и т.п.).
·Ведение базы потенциальных и реальных клиентов:
  • Добавление/изменение/удаление карточек;
  • Удобный поиск по реквизитам Карточки;
  • Выборка из Базы списка Карточек по любому набору атрибутов (на экран/ печать/ экспорт в файл);
  • Факс и e-mail-рассылка по базе;
  • Рассылка напоминаний о необходимости оплаты счетов;
·Ведение Журнала операций Директора:
  • Запись проделанной работы (в том числе из записей Карточки клиента);
  • Ведение плана работы на день/неделю, любой период;
  • Распределение работы среди помощников, контроль выполнения заданий;
  • Отслеживание просроченных обязательств (позвонить, встретиться);
  • Отслеживание "забытых" клиентов;
  • Ведение статистики по выставкам директора (включая работу помощников);
  • Количество потенциальных клиентов, заявок, договоров, счетов, отслеживание оплаченных счетов.
·Ведение рекламного бюджета выставки:
  • Отметка расходов на полиграфию, рассылку, не прошедшую через рекламный отдел;
  • Получение справки о рекламе выставки из рекламного отдела.
·Ведение статистики выставки по подготовленной анкете, подготовка табличных и графических отчетов, экспорт информации для веб-сайтов МВК;
·Ведение Базы коллективных организаторов;
·Ведение Базы партнеров по проведению мероприятий в рамках выставок (фиксированная оплата услуг, % от мероприятия и т.п.);
·Ведение базы прочих расходов по выставке;
·Импорт списка рекламы выставки;
·Подготовка материалов для Планировщика, отслеживание этапов работ:
  • Количество спланированных и построенных стендов/ не спланированных, какие именно стенды;
  • Отчет по самостоятельной застройке, контроль договоров, оплаты.
·Экспорт материалов для каталога выставки в формате, удобном для типографии.

Рабочее место Помощника директора выставки

·Ведение Карточки клиентов (своих, директора, других помощников директора);
·Ведение Базы клиентов;
·Ведение Журнала операций Сотрудника:
  • Запись проделанной работы (в том числе из записей Карточки клиента);
  • Ведение плана работы на день/неделю, любой период;
  • Ведение отчетности перед Директором выставки;
  • Отслеживание просроченных обязательств (позвонить, встретиться);
  • Отслеживание "забытых" клиентов.
·Экспорт материалов для каталога выставки.

Рабочее место Директора интернет-подразделения

·Ведение Базы клиентов по всем выставкам;
·Экспорт из системы данных для веб-сайтов МВК (Список участников (предварительный, окончательный), информация для итнернет-каталога выставки, список СМИ, в которых размещена реклама выставки, план выставки, статистика выставки);
·Рассылка рекламы и предложений по базе потенциальных и реальных участников выставок;
·Ведение отчетности по доходам и расходам компании, определение прибыльности компании за любой период времени;
·Ведение Журнала операций Директора.

Рабочее место Сотрудника интернет-подразделения

·Ведение Базы клиентов по всем выставкам;
·Экспорт из системы данных для веб-сайтов МВК (Список участников (предварительный, окончательный), информация для итнернет-каталога выставки, список сми, в которых размещена реклама выставки, план выставки, статистика выставки);
·Рассылка рекламы и предложений по базе потенциальных и реальных участников выставок;
·Ведение Журнала операций Сотрудника.

Рабочее место Директора подразделения по застройке выставок

·Ведение Карточек клиентов;
·Ведение Базы клиентов (участники выставок МВК, выставок других организаторов);
·Отчет по аренде плазменных панелей;
·Отчет по доходам (количество построенных площадей, количество оплаченных счетов, прогноз оплат);
·Отчет по расходам компании помесячно/ по каждой выставке, в том числе расчеты с МВК (займы, обустройство выставок, расчеты по Павильону №2, расходы на строительство стендов и покупку материалов, зарплата и прочие выплаты сотрудникам, прочие расходы компании);
·Отчет по интенсивности и эффективности работы дизайнеров (Количество разработанных дизайнов стендов, стоимость каждого стенда);
·Определение прибыльности компании за любой период времени;
·Ведение Журнала операций Директора.

Рабочее место Сотрудника подразделения по застройке выставок (менеджера по продаже)

·Ведение Карточек клиентов;
·Ведение Базы клиентов (участники выставок МВК, выставок других организаторов);
·Ведение журнала операций.

Рабочее место Планировщика подразделения по застройке выставок

·Количество спланированных и построенных стендов/ не спланированных, какие именно стенды.

Рабочее место Руководителя рекламного отдела

·Ведение Карточек Клиентов (в разрезе продажи рекламы на выставках МВК и гостевых выставок);
·Ведение Базы Клиентов (в разрезе продажи рекламы на выставках МВК и гостевых выставок);
·Ведение Журнала операций Директора;
·Ведение Базы СМИ, в которых размещается реклама выставки (оплата, бартер);
·Ведение рекламного бюджета выставки (оплата рекламы в СМИ, изготовление полиграфии).

Рабочее место Сотрудника рекламного отдела

·Ведение Журнала операций Директора;
·Ведение Базы СМИ, в которых размещается реклама выставки (оплата, бартер)

Рабочее место Менеджера по продаже наружной рекламы

·Ведение Карточек Клиентов (в разрезе продажи рекламы на выставках МВК и гостевых выставок);
·Ведение Базы Клиентов (в разрезе продажи рекламы на выставках МВК и гостевых выставок);
·Ведение Журнала операций Сотрудника.

Рабочее место Сотрудника отдела маркетинга

·Ведение Карточек клиентов;
·Ведение Базы клиентов (до момента передачи директору выставки);
·Управление отношениями с агентами, ведение расчетов с агентами;
·Ведение Журнала операций;
·Ведение плана работы на день/неделю, любой период;
·Ведение отчетности перед Директором выставки;
·Отслеживание просроченных обязательств (позвонить, встретиться);
·Отслеживание "забытых" клиентов.

Рабочее место Экономиста

·Предоставление информации по выписанным счетам, оплаченным/неоплаченным Директорам выставок и Руководству;
·Автоматическая рассылка сообщений клиентам о необходимости оплатить просроченные счета.

Рабочее место Секретаря МВК

·Подготовка договоров на участие в выставке (совместно с Руководством), передача через систему директорам выставок;
·Разработка тарифной сетки для каждой выставки;
·Запись задаваемых по телефону вопросов;
·Ведение базы данных часто задаваемых вопросов, подготовка оп ним отчетов и предложений для Руководства МВК (обеспечение обратной связи, систематизация).

Рабочее место Руководителя отдела кадров:

·Ведение базы данных сотрудников МВК;
·Проверка истории сотрудничества с тем или иным сотрудником (для ранее уволившихся, временно наемных);
·Подготовка в автоматическом режиме бейджиков и прочей персональной полиграфической/информационной продукции;
·Предоставление контактной информации сотрудников Руководству.

Рабочее место Системного администратора

·Добавление/корректировка/удаление рабочих мест;
·Анализ эффективности использования системы управления предприятием;
·Сбор пожеланий от сотрудников МВК.

тел.: +7 495 229-8502 (многоканальный)
e-mail: